Gestion des données de recherche

Tout au long du projet de recherche et pendant une durée prédéterminée suivant le projet de recherche, il est souhaitable de posséder au moins trois copies des données, de stocker les copies sur deux types de médias différents et de conserver une copie de sauvegarde hors site.

Le chercheur principal devra identifier les besoins de stockage en matière d’espace et de durée de stockage en tenant compte des versions des fichiers, de leur sauvegarde et de leur croissance au fil du temps.

Les données peuvent être entreposées au moyen d'un média optique ou magnétique qui peut être amovible (p. ex. DVD et clés USB), fixe (p. ex. lecteurs de disque dur d'ordinateur de bureau ou d'ordinateur portatif) ou en réseau (p. ex. lecteurs en réseau).

Des considérations spéciales doivent être mises en place lorsqu'il s'agit de données identifiantes ou sensibles ; le Comité sur l'éthique de la recherche et la Politique sur l'éthique de la recherche avec des êtres humains de l'USB stipulent des limites aux modes de stockage et de partage de données sensibles.

Le logiciel de cueillette des données utilisé par les équipes de recherche pour les sondages et tout logiciel utilisé pour le stockage de données actives doit assurer la sauvegarde et le stockage des données à l'intérieur du Canada.

À noter que les logiciels Lime Survey et Simple Sondage sont conformes en la matière.  Les abonnements individuels avec Survey Monkey n’assurent pas la sauvegarde des données au pays.

S'il faut partager l'accès aux données actives avec des collaborateurs, le chercheur ou la chercheuse principal.e doit assurer que la méthode sélectionnée assure la sécurité et la pérennité des données. Les services de partage de fichiers commerciaux de tiers (comme Google Drive et Dropbox) sont à éviter.

Le Comité d'éthique sur la recherche recommandera les pratiques appropriées pour le partage de données sensibles avec des collaborateurs ou assistants de recherche. Par exemple, des restrictions peuvent être imposées en limitant l'accès physique aux dispositifs de stockage, en enregistrant les données sur des ordinateurs qui ne possèdent pas d'accès au réseau externe, en donnant accès grâce à une protection par code d’accès et en limitant l'accès aux données dénominalisées ou anonymisées.